Article FinOps: Een nieuwe benadering van financieel cloudbeheer

Organisaties vertrouwden van oudsher op de discipline van IT asset management om hun IT-uitgaven te bewaken en te beheren - een reeks processen en werkwijzen om ervoor te zorgen dat assets efficiënt worden ingezet, onderhouden, up-to-date zijn en veilig worden verwijderd wanneer dat nodig is.

Nu organisaties steeds afhankelijker worden van de cloud, wordt het beheersen van uitgaven ook een belangrijke prioriteit. Hoewel de overstap naar de cloud de totale IT-uitgaven kan verlagen, is dit voor veel bedrijven niet noodzakelijkerwijs de realiteit en het is niet ongebruikelijk dat organisaties te veel betalen.

Volgens Gartner zal tot 2024 60% van de bedrijven het verbruik van hun cloudinfrastructuur en platformdiensten onderschatten, wat leidt tot hogere kosten en gemiste besparingsmogelijkheden.¹

Waarom is het beheersen van clouduitgaven zo uitdagend?

Er zijn verschillende belangrijke redenen waarom het beheersen van clouduitgaven zo moeilijk is:

• Niet-cloud-native applicaties
  • Idealiter, wanneer een bestaande on-premise applicatie naar de cloud moet worden verplaatst, moet deze opnieuw worden gebouwd om ervoor te zorgen dat deze volledig is geoptimaliseerd voor een cloudomgeving. In de haast om te digitaliseren nemen veel organisaties echter gewoon bestaande oplossingen en verplaatsen ze naar de cloud, wat hun clouddiensten duurder maakt.

• Autonomie van ontwikkelaars bij cloudgebruik
  • In veel organisaties zijn developers verantwoordelijk voor hoe en waar cloud wordt gebruikt. De snelste en makkelijkste manier om een applicatie te ontwikkelen is misschien ook wel de duurste. Vaak zijn developers zich gewoon niet bewust van de kostenimplicaties van hoe en waar ze cloudservices gebruiken, wat kan resulteren in een aanzienlijke 'factuurschok' voor het bedrijf.

• Gebrek aan zichtbaarheid
  • Veel organisaties hebben ook geen inzicht in hun clouduitgaven en weten simpelweg niet hoe of waar de kosten omhoog schieten. Naarmate IT-afdelingen meer servicegerichte bedrijfsfuncties worden, is het absoluut noodzakelijk dat cloud- en andere IT-kosten kunnen worden toegeschreven aan een kostenplaats. Dit vereist de juiste meetinstrumenten en processen.

• Veranderende bestuursmodellen
  • Traditionele benaderingen van financieel beheer van IT-financiering en -inkoop hebben beperkingen als het om de cloud gaat. In het verleden vereiste de IT-infrastructuur kapitaalplanning en driemaandelijkse budgettering. Nu moeten organisaties hun clouduitgaven nauwgezet en continu monitoren. Volgens IBM: “in een nieuwe hybride cloudomgeving wordt financieel beheer een geïntegreerde functie van de economische besluitvorming van het bedrijf. De oude geïsoleerde manier van werken tussen infrastructuur-, ontwikkelings- en IT-financieringsteams werkt niet meer.”²

Hoe kan FinOps helpen?

FinOps is een nieuwe benadering van financieel cloudbeheer die naar voren is gekomen als een oplossing voor het beheersen van clouduitgaven.

Het heeft verschillende kerncomponenten:

• Zichtbaarheid en inzicht
  • FinOps gaat over het hebben van de juiste tools en systemen om het cloudverbruik te meten en erover te rapporteren, zodat er aan het einde van de maand geen verrassingen zijn.

• Regelmatige optimalisatie
  • FinOps is van nature flexibel en aangezien de technologie voortdurend verandert, moeten organisaties bereid zijn om hun managementbenadering te herzien en bij te werken om ervoor te zorgen dat deze altijd levert wat het bedrijf nodig heeft.

• Processen en procedures
  • Het belangrijkste is dat de organisatie met FinOps nieuwe processen en procedures invoert die bepalen hoe en waar de cloud moet worden gebruikt – met de verantwoordelijkheid van developers om in het bijzonder op hun clouduitgaven te letten. Dit kunnen processen zijn voor het schrijven van code, taggen, koppelen en nog veel meer.

• Cultuur en gewoonten
  • FinOps gaat ook over het opzetten van een nieuwe cultuur en aanpak binnen de organisatie, en het stimuleren van nieuwe gewoonten rond technologie en hoe deze wordt gebruikt.

Met FinOps kan het optimaliseren van commerciële uitgaven gepaard gaan met het onderhandelen over contractvoorwaarden met hyperscale cloudproviders; overeenkomsten omhoog of omlaag schalen; of effectief vooraf plannen voor een workloadmigratie.

Hoe is FinOps vergelijkbaar met IT-activabeheer

Optimalisatie van commerciële en verbruikskosten

Zowel FinOps als IT asset management zijn ontworpen om de IT-uitgaven van een organisatie te optimaliseren op twee specifieke gebieden: commercieel en consumptie.

Met FinOps kan het optimaliseren van commerciële uitgaven gepaard gaan met het onderhandelen over contractvoorwaarden met hyperscale cloudproviders; overeenkomsten omhoog of omlaag schalen; of effectief vooraf plannen voor een workloadmigratie.

Bij IT asset management kan het gaan om het samenvoegen van overeenkomsten om schaalvoordelen te behalen; het selecteren van optimale softwarelicentiemodellen die passen bij de juiste use-cases van technologie; of investeren in expertise van software-uitgevers om te ondersteunen bij onderhandeling en contracten.

Vanuit het oogpunt van verbruik is FinOps doorgaans gericht op zaken als het uitzetten van ongebruikte resources, het introduceren van planning, of – in complexere scenario’s – het opzetten van een tagging- en rapportagestrategie voor de organisatie, of het implementeren van de juiste omvang van de workload. Op geavanceerde niveaus kan het gaan om herontwerp of refactoring van applicaties.

Vanuit het oogpunt van verbruiksbeheersing houdt IT asset management doorgaans in dat softwarelicentieaankopen worden voorkomen waarbij bestaande software opnieuw kan worden benut; werknemers aanbevelen om goedkopere software te gebruiken die is goedgekeurd door het bedrijf; het verminderen van niet-gelicentieerde software om de risico's te verminderen die gepaard gaan met software-compliance-audits, of het nemen van beslissingen over applicatie-ontwerp die voor licenties zijn geoptimaliseerd.

‘chargeback’ inschakelen

Naarmate IT meer een 'dienst' opereert, wordt het steeds belangrijker dat IT-uitgaven worden gespecificeerd en 'teruggerekend' naar afdelingen binnen de organisatie. Waar ‘charge back’ niet of slechts gedeeltelijk wordt ondersteund, is het nog steeds belangrijk om te kunnen laten zien waar kosten worden gemaakt, zodat het bedrijf kan volgen waar het verbruik plaatsvindt en in welke mate.

Zowel IT asset management als FinOps hebben de mogelijkheid om de organisatie gedetailleerde zichtbaarheid te bieden om dit te ondersteunen. Bij IT asset management gaat het meestal om het toewijzen van software en hardware aan eindgebruikers via een handmatig 'toewijzingsproces' dat kan worden vergemakkelijkt door IT asset managementtools. In FinOps heet de discipline ‘tagging’. In beide gevallen moeten strategieën, beleid en ondersteunende bedrijfsprocessen worden gedefinieerd om effectief te zijn.

Verbeterde samenwerking

Idealiter zouden zowel IT asset management als FinOps een betere samenwerking tussen de zakelijke en technische belanghebbenden moeten bevorderen. Beide disciplines zijn sterk geïntegreerd in tal van bestaande bedrijfsprocessen. Alleen door het leveren van effectieve rapportage en ondersteunende resultaten aan onderling afhankelijke belanghebbenden zullen ze gewaardeerd en ondersteund worden.

Wanneer ze samenwerken, kunnen FinOps en IT asset management bedrijven een zeer naadloos en uitgebreid beeld van hun technologie-infrastructuur bieden. Een geconsolideerde visie kan de organisatie ook een enkele governance-laag bieden rond een framework dat is ontworpen om een verenigd resultaat te bereiken.

Dus waarom hebben niet meer organisaties een geconsolideerde kijk op FinOps en IT asset management?

Hierbij moet worden erkend dat er zeker enkele verschillen zijn tussen FinOps en IT asset management:

• FinOps is cloudgericht en gaat helemaal niet over het optimaliseren van fysieke, on-premise software of hardware - wat een belangrijk aandachtspunt is bij IT asset management.
• FinOps is meestal gericht op gevestigde infrastructuur- of platform-cloudassets, en hoewel het tagging ondersteunt, is de focus vaak meer reactief dan proactief.
• FinOps vereist het meten van verbruik in minuten en uren, terwijl IT asset management meestal wordt gemeten in licentie- of aankoopcycli en het verkrijgen van de juiste aantallen.
• IT asset management is vaak geïsoleerd. Zelden werken IT asset management en DevOps-teams samen.

Dat gezegd hebbende, zijn de overkoepelende principes van zowel FinOps als IT asset management in wezen zeer nauw op elkaar afgestemd – en het is heel logisch voor moderne organisaties om ze door dezelfde lens te bekijken.

Beide disciplines proberen het bedrijf te helpen een optimaal investeringsrendement voor IT-uitgaven te behalen, en beide bieden gedetailleerde informatie die is ontworpen om IT-activiteiten te helpen en het bedrijf een beter inzicht te geven in hun IT-uitgaven.

Wanneer ze samenwerken, kunnen FinOps en IT asset management bedrijven een zeer naadloos en uitgebreid beeld van hun technologie-infrastructuur bieden. Een geconsolideerde weergave kan de organisatie ook een enkele governance-laag bieden rond een framework dat erop is ontworpen om een verenigd resultaat te bereiken.

Hoe kan Insight helpen?

Insight heeft uitgebreide ervaring in zowel FinOps als IT asset management. Ons deskundig team kan u helpen bij het opzetten van de processen en het framework dat u nodig hebt om uw uitgaven te optimaliseren en uw rendement op uw technologie-investering te verbeteren - zowel on-premise als in de cloud.

Onze FinOps-expertise heeft ertoe bijgedragen dat Gartner ons heeft gerangschikt als een 'visionair' in zijn meest recente Software Asset Management Managed Services Magic Quadrant (dat FinOps omvat).³

Weet u niet waar u moet beginnen? Als u meer wilt weten over hoe uw bedrijf zijn benadering van FinOps en IT asset management kan consolideren, neem dan contact met ons op.

¹ Gartner, Magic Quadrant for Software Asset Management Managed Services, July 2022
² IBM, Increasing cloud costs: CIO Guide, August 2022
³ Gartner, Magic Quadrant for Software Asset Management Managed Services, July 2022