Blog Verlaag met gebruikersprofielen de kosten van Microsoft-licenties

Het is u vast niet ontgaan dat Microsoft naast zijn Office 365 suites ook de bundel van Microsoft 365 suites biedt. Microsoft voert regelmatig wijzigingen door in het productaanbod, maar voor deze naamswijziging was behoorlijk wat media-aandacht. Wat Microsoft in april ook doorvoerde, was de keuze in het aantal aangeboden suites.

Er zijn namelijk opties bijgekomen voor grotere en kleinere suites en zijn er nieuwe suites voor eerstelijnswerkers toegevoegd. Door Microsoft gedefinieerd als personen die het eerste aanspreekpunt zijn voor de organisatie met de buitenwereld. Die bevatten bijvoorbeeld een ‘read only’ Office-licentie, toegang tot Teams en SharePoint, want meer is soms niet nodig en daar hoeft u dan ook niet voor te betalen. Prima, zult u wellicht denken. Hoe meer keuze, des te beter. En dat klopt, mits u de volgende valkuilen kunt vermijden.

one size fits all

In een organisatie heb je mensen in verschillende functies. De directeur, manager, HR-medewerker, de secretaresse en ga zo maar door. Voor al die diverse personen in de organisatie heeft Microsoft suites samengesteld variërend in prijzen van ongeveer €4 tot €50 per persoon per maand. Als we vervolgens kijken naar de IT-wensen van een baliemedewerker en die van kantoorpersoneel, dan verbaasd het u wellicht niets dat zij allemaal andere behoeftes hebben als het aankomt op IT. Klopt! Toch zie ik bij onze opdrachtgevers maar al te vaak dat ze in het verleden hebben gekozen voor een ‘one size fits all’ oplossing en dat toegepast op een duurdere suite zodat ze in één keer klaar zijn.

Duur, nog duurder

Het bovenstaande zien we vaak terug bij organisaties die snel groeien en geen tijd hebben genomen om eens goed te kijken naar de daadwerkelijke IT-behoefte binnen de groeiende organisatie. Maar ook bij organisaties die dat wel doen, worden fouten gemaakt. Neem bijvoorbeeld de E5 suite, dit is de meest uitgebreide suite van allemaal. Hiermee hebt u toegang tot echt bijna alles wat Microsoft te bieden heeft. Toch zien we bij klanten terug, dat ze naast zo’n suite ook nog eens losse onderdelen afnemen. Onderdelen die al in dat E5-pakket zitten. Dit heeft alles te maken met het gat dat zit tussen het moment van afsluiten van de suite en het moment van het daadwerkelijke gebruik van bepaalde toepassingen. Op het moment dat een applicatie nodig is, is het niet altijd even duidelijk of die wel of niet al in de suite zit. Het is gewoonweg niet altijd even eenvoudig terug te vinden in de beheerportal. Daar moet u actief naar zoeken en Microsoft wil nog wel eens wat dingen tussentijds aanpassen. Gevolg, dubbele kosten.

Derde partijen

Kiezen voor E5, dan kiest u voor alles van Microsoft. Heb je nou al een beveiligingspakket via een andere partij, dan zou je prima af kunnen met een E3 suite. Dit is een suite met minder Microsoft-securitycomponenten. Bent u van plan om de third party beveiliging uit te faseren? Ook prima, maar benut eerst nog die lopende licentie optimaal en stap over op een hogere suite voor een bepaalde gebruiker, op het juiste moment. Dit vergt uiteraard de nodige planning van de IT-beheerder, maar het is de moeite. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie, kan het flink wat geld besparen.

IT-focus

Het bovenstaande lukt vaak onvoldoende door gebrek aan tijd, gebrek aan kennis of het te druk zijn met de dagelijkse gang van zaken, waarbij IT gewoonweg minder prioriteit heeft. Dat laatste is echt ontzettend zonde, want bij Insight weten we als geen ander hoe belangrijk en goed IT de bedrijfsvoering en zelfs bedrijfsdoelstellingen kan ondersteunen. Niet alleen bij bedrijven met veel kantoormedewerkers. Ook bedrijven met meer eerstelijnswerkers hebben hier baat bij. Ik geef u dan ook graag nog wat tips mee om met uw IT aan de slag te gaan:

1. Begin bij de basis. Maak een lijst met alle IT die u al hebt draaien en noteer de data van wanneer licentiecontracten aflopen en/of moeten worden verlengd.
2. Breng de IT-behoefte van jouw organisatie in kaart en wijs daar een verantwoordelijke voor aan. Dit kan iemand van de IT-afdeling zijn, maar ook van HR. Bedenk wie er het beste toe uitgerust is om de juiste vragen te stellen, om zo de gewenste informatie boven tafel te krijgen. Met die informatie kun je vervolgens een aantal persona’s creëren waar je IT-gebruikersprofielen aan kunt hangen. De gemiddelde organisatie heeft genoeg aan zo’n 3 tot 5 persona’s, waar vervolgens een van de vele Microsoft suites - of componenten daarvan - op te plotten zijn om tot een optimale aansluiting van behoefte en licenties te komen.
3. Maak een roadmap voor de organisatie. Wat zijn de plannen voor de komende jaren en hoe kan IT de organisatie daarin ondersteunen? Denk aan dingen zoals de beveiliging, communicatie, compliancy en analytics. Opkomend is het bouwen van Low Code applicaties, zodat medewerkers zelf - buiten IT - applicaties kunnen bouwen. Hoe gaat uw organisatie hiermee om?
4. Met bovenstaande in kaart gebracht kunt u goed beslagen ten ijs komen bij de volgende contractonderhandelingen met Microsoft. Die keren, bij een Enterprise overeenkomst, iedere drie jaar terug. Begin er in alle gevallen op tijd aan, u bespaart al gauw zo’n 15% is mijn ervaring. Voor organisaties met 500 of meer medewerkers betekent dit zeker dat je 12 maanden vooraf start. Maar we zien het helaas maar al te vaak gebeuren dat men dit in vier tot vijf maanden probeert te stoppen. Doe dit niet, dan komt u zeker in de problemen en u loopt een hoop geld mis zo.

Belangrijke bijzaak

Het is niet om u te ontmoedigen, maar de bovenstaande genoemde suites zijn nog maar het topje van de ijsberg. Het betreft de gestandaardiseerde suites, de basis, zoals Microsoft ze aanbiedt. Maar er zijn ook mogelijkheden waardoor u niet iedere drie jaar opnieuw om de tafel hoeft te gaan met Microsoft, maar waarbij u maandelijks de licenties kunt bijstellen. Begint het u al te duizelen? Ik kan me daar iets bij voorstellen! Hoewel het belang van IT bij organisaties steeds duidelijker wordt, zeker nu, is slim omgaan met licenties nog vaak een bijzaak. Maar wel eentje die belangrijk en noodzakelijk is voor de toekomst van de organisatie. Maakt u in het bovenstaande de juiste keuzes, dan bent u al heel goed bezig. Weet echter dat er nog veel meer mogelijk is en dat er partijen zijn die zich dagelijks met veel plezier bezighouden met de belangrijke bijzaak van anderen.

Meer weten?

Wilt u meer informatie of advies, zodat u de juiste licentiekeuzes kunt maken voor uw organisatie? Of bent u nieuwsgierig waar we bij uw organisatie een besparing kunnen realiseren? Neem dan gerust contact met mij op via jeroen.hidding@insight.com. Of ga naar onze website voor meer informatie.