Client story Wereldwijd telecombedrijf optimaliseert Microsoft-uitgaven met vijfjarige Technology Roadmap

Toen een van de grootste telecommunicatiebedrijven ter wereld zijn licentieovereenkomst met Microsoft moest vernieuwen, wist het bedrijf dat er veel op het spel stond.

Het bedrijf vertrouwt op Microsoft-technologie in alle bedrijfsonderdelen, dus het nieuwe contract moest het best mogelijke rendement op investering opleveren en tegelijkertijd de werknemers de platforms, technologie en tools bieden die ze nodig hadden om succesvol te zijn.

Insight hielp de klant zijn doelen te bereiken door een duidelijk beeld te geven van het gebruik en de uitgaven, de rechten en verplichtingen te verduidelijken, de klant te helpen bij het plannen van een technology roadmap en door te onderhandelen over de beste korting in zijn klasse op de licentieovereenkomst.

De uitdaging

Zelfs voor de licentievernieuwing had het bedrijf al moeite om de uitgaven aan Microsoft-technologie onder controle te houden. Om weer controle te krijgen over de toekomst, moest het bedrijf vier doelen bereiken:

1. Optimaliseren en betrouwbaar voorspellen van het Azure-gebruik en onderhandelen over de meest geschikte overeenkomst.
2. Onderhandelen over één enkel prijspunt voor producten die het bedrijf in verschillende regio's kocht.
3. De verschillende technologievereisten voor M365-licenties in alle landen en regio's in kaart brengen.
4. Een vooraf goedgekeurd raamwerk overeenkomen om desinvesteringen en overnames te kunnen verwijderen uit of toevoegen aan het contract.

Snelheid was geboden om een nieuwe overeenkomst af te ronden voordat het oude contract afliep. Deze soepele overgang kon het bedrijf tienduizenden euro's besparen, omdat het geen overtollige licenties hoefde te betalen. Het bedrijf liep ook het risico dat de compliance op andere gebieden van zijn licentiesysteem zou worden geschonden en dat het mogelijk de toegang tot bedrijfskritische diensten zou verliezen.

"Dankzij Insight hebben we veel meer zichtbaarheid en controle over onze uitgaven aan Microsoft-technologieën in al onze werkmaatschappijen. We zijn er ook van overtuigd dat we nu de juiste technology roadmap hebben om onze bedrijfsdoelen voor de komende vijf jaar te bereiken."

Senior Stakeholder

De oplossing

Het License Consulting Service (LCS)-team van Insight bood de klant al ondersteuning bij de jaarlijkse true-up en licentieoptimalisatie en hielp hem geld te besparen door het aantal Microsoft-licenties dat jaar na jaar werd aangeschaft te minimaliseren.

De klant wist daarom dat het LCS-team de behoeften begreep en bovendien deskundige kennis had van Microsoft-producten, prijzen en licentiemodellen.

Insight hielp de klant bij het verkrijgen van inzicht in en controle over het gebruik en de uitgaven en bij het bepalen van de toekomstige behoeften door:

• Het houden van workshops om de technology roadmap en licentiestrategie van de klant te bepalen.
• Het beheren van de toegang tot verschillende Microsoft portals.
• Het maken van een Microsoft Power BI-dashboard met de licentierechten en uitgaven van de klant voor elke wereldwijde entiteit.
• De klant helpen inzicht te krijgen in zijn verplichtingen en kansen met betrekking tot fusies, overnames en afstotingen - en samenwerken met zowel de klant als Microsoft om tot een wederzijds aanvaardbare overeenkomst te komen.
• Het optimaliseren van de kosten door de klant te helpen bij het identificeren van potentiële besparingen in het gebruik van Azure-cloudservices.

Het LCS-team van Insight onderhandelde vervolgens met Microsoft namens de klant om de beste deal te sluiten voor het nieuwe contract.

Belangrijkste voordelen:

• Betere zichtbaarheid en controle van Azure-verbruik.
• Lagere uitgaven voor Microsoft-technologieën.
• Een toekomstbestendig contract met een wederzijds bevredigende overeenkomst over de verplichtingen van de klant na fusies, overnames en afstotingen.
• Duidelijke zichtbaarheid van rechten en uitgaven voor elk van de 40 entiteiten.
• Een wereldwijde overeenkomst, flexibel genoeg om individuele entiteiten enige autonomie te laten behouden.
• De flexibiliteit om toegang te krijgen tot de sterkste beveiligingsopties van Microsoft zonder te investeren in de duurste pakketoplossingen voor elke gebruiker.
• De mogelijkheid om licenties toe te voegen voor nieuwe bedrijven met dezelfde voorwaarden als reeds overeengekomen in het contract.
• Afronding van het complexe beoordelings- en onderhandelingsproces binnen een strikt tijdsbestek, zodat de klant gebruik kan blijven maken van essentiële Microsoft-diensten.

Download de Case Study