Article De vergeten investering van prettig vergaderen

We zijn een door Millennial gedreven “mensgericht tijdperk” ingegaan, wat betekent dat er steeds vaker interne face-to-face-vergaderingen plaatsvinden. En dat levert soms de nodige uitdagingen en frustratie op.

Hoe zit het met het plannen van vergaderingen?

Het plannen van vergaderingen zou een eenvoudige routinematige taak moeten zijn, maar is dat ook zo? Misschien herkent u wel dat een vergaderruimte plotseling toch bezet bleek te zijn, naarstig gezocht werd naar een uitwijkplek en er in de tussentijd collega’s naar u aan het zoeken waren. “Het was toch in vergaderruimte B304?”

Of nog erger, dat u een afspraak heeft moeten verzetten omdat er klaarblijkelijk geen enkele ruimte beschikbaar was. Achteraf bleek de boeking van uw collega verouderd te zijn of zijn of haar vergadering ging helemaal niet door! En als laatste misschien wel de grootste ergernis; wel eens een collega gehad die plotseling uw vergaderruimte inliep terwijl u deze geboekt had? Helaas is het zo dat zo’n 30% van de vergaderingen ongepland zijn. Handmatige processen voor het regelen van vergaderingen, zoals telefoongesprekken, e-mails en papieren boekingsmethoden passen niet meer bij deze nieuwe digitale tijd. Ze kosten geld, tijd en leveren vooral ook frustratie op.

Iets over het hoofd gezien?

Hoewel er de afgelopen tijd enorm veel aandacht is geweest voor video conferencing, samenwerkings displays, beter geluid, digitale flipcharts en aantrekkelijke vergaderomgevingen, wordt er vaak één belangrijk element vergeten; apparaten waarmee juiste vergaderruimten snel en gemakkelijk geboekt worden en waarbij de desbetreffende reservering altijd up-to-date en voor ieder collega inzichtelijk is. Het helpt om vergaderruimten beter te beheren, optimaal te gebruiken en het voorkomt vooral een heleboel ergernis.

Iedere medewerker profiteert van een digitaal boekingssysteem

Met digitale boekingssystemen kunt u bij de deur van de vergaderruimte zelf de vergadering boeken, maar natuurlijk ook via smartphone, laptop of uw bestaande e-mailagenda. Iedere collega heeft altijd de actuele status van het wel of niet beschikbaar zijn van de vergaderruimte, gewoon omdat het in één oogopslag te zien is. Daarnaast is er geen additionele software voor nodig, heeft het systeem een Wifi-connectie en integreert het met allerlei cloudapplicaties. O ja, het is ook nog volledig te customizen, voorzien van uw bedrijfslogo.

Nog meer voordelen voor de organisatie

• Vergaderruimten worden veel efficiënter gebruikt! Het systeem maakt de ruimte vrij als de meeting niet doorgaat of de voorgaande meeting eerder is afgelopen. Dat is een enorme verbetering ten opzichte van Outlook, waar vaak recurring meetings in de agenda staan die niet gecanceld worden als ze niet doorgaan. Het voorkomt ghost-meetings!
• Medewerkers worden productiever! Zij vinden immers sneller en eenvoudiger een vrije vergaderruimte en hoeven geen onderlinge, tijdrovende discussies meer te voeren over het wel of niet beschikbaar zijn. Daarnaast zal u geen collega’s meer door het pand zien dolen op zoek naar een geschikte locatie.
• Medewerkers worden er blij van! Niet geheel onbelangrijk. Want het onterecht bezet houden van vergaderruimten is plotseling voorbij. Door een betere bezetting zal er automatisch ook een minder tekort aan goed beschikbare vergaderfaciliteiten zijn. Best een fijne gedachte.